Arranquemos con una obviedad: los emails son la principal forma de comunicación entre las personas que usan Internet. Aunque ya se hayan desarrollado otros métodos más específicos, lo cierto es que todos continuamos usando nuestro email para interactuar sobre todo en el ámbito laboral, lo usamos como herramienta para nuestros negocios, y para mantenernos en contacto con colegas.

En los últimos años han aparecido alternativas como el microblogging que ofrece Twitter, también equivalente al muro en Facebook, cuestiones que pueden haber cambiado algunas costumbres a la hora de compartir información. Pero aún así, nadie le ha quitado el sitial de privilegio al viejo y glorioso correo electrónico.

¿Para qué insisto tanto con algo que es obvio? Pues está claro que si el email es tu principal herramienta de comunicación, deberías prestar especial atención a todos los mails que mandas al día, casi sin darte cuenta.

Justamente para eso es que te propongo estos parámetros, para que le saques el provecho máximo a tu mejor herramienta comunicacional:

1. Usar un asunto significativo

Como tú sabrás, muchas veces un libro llama nuestra atención sólo por su título. Lo mismo pasa con las noticias en los diarios: una noticia bien titulada nos cautivará y leeremos lo que viene debajo. Pues bien, lo mismo sucede con los correos electrónicos, para los cuales el asunto hace las veces de título. Un buen asunto diferencia a tu mensaje del resto. Pero además si está bien elaborado, le ahorrará tiempo al receptor, que tendrá una idea de antemano acerca de qué es lo que puede venir dentro de ese mensaje, aún antes de abrirlo.

Un par de ejemplos de asuntos explícitos:

• Preparación Salón de Acto seminario sobre productividad personal 31-07-10
• Proyecto XYZ - Validado la propuesta del proveedor
• Vacaciones Nombre Apellidos - días 1 a 23 de Julio inclusive
• RESPUESTA URGENTE - tema que nos quema las manos

Seguro que ya lo has pillado

2. Evita párrafos introductorios y vé al grano

Cuando escribas tu mensaje, mantente enfocado en el objetivo que tiene ese email. No lo alargues con párrafos introductorios y explicaciones innecesarias. Ten en cuenta que la persona a la que le escribes tal vez tenga decenas de mensajes para leer, y si el tuyo arranca demasiado aburrido o se lo ve demasiado largo, tal vez decida saltearlo y tu mensaje se perderá. Ir directo al grano te ahorra tiempo a ti y al receptor.

3. Prepara modelos de respuestas para preguntas o pedidos frecuentes

Si por lo general recibes muchos correos de tus lectores que te hacen siempre las mismas preguntas, tómate el tiempo para redactar un modelo de respuesta y grábala en tu carpeta de borradores. Cuando recibas un mensaje similar al que ya has respondido, sólo copia y pega ese borrador en tu mensaje. Y listo.

4. Agrégale un toque humano, un mensaje personal

Me dirás que estoy loco: por un lado te sugiero respuestas enlatadas y por el otro te digo que hagas mensajes personales. Es que es una mezcla de ambos. Tú sabrás determinar perfectamente cuáles mensajes se pueden responder desde una plantilla y cuáles otros necesitan atención personal y textos con un toque más humano. En estos casos, no te preocupes por dedicarle un poco más de tiempo a tu mensaje. No sólo ganarás la atención del lector, sino que también le harás saber que verdaderamente le dedicaste el tiempo que se merece.

5. Nunca escribas en mayúsculas

SI ESCRIBES TU EMAIL TODO EN MAYÚSCULAS, se complica la lectura y además es probable que a tu lector no le agrade. Cuando leo CORREOS EN MAYÚSCULAS me dan la sensación de que me están gritando. Pues entonces no lo hagas, ni siquiera en el asunto, si no quieres tu mensaje termine en la carpeta de basura.

6. Mantén el hilo de la charla

Para lograr este cometido no es mala idea incluir en tu respuesta el mensaje que la motivó. Esto es así porque el receptor tal vez no recuerde exactamente qué es lo que te había pedido o preguntado. De paso te sirve para que vea lo que él mismo escribió. Muchas veces los mensajes que no responden a un hilo conductor, terminan confundiendo al receptor, seguramente lo obligarás a que se ponga a buscar qué cuernos te había escrito, y en muchos casos, directamente no lo harán y borrarán tu mensaje.

Justamente en este aspecto es donde Gmail propone un gran servicio, ya que incluye el hilo de las discusiones dentro de tus mensajes de respuesta. Para que esto funcione, cuando recibes una consulta siempre presiona "Responder" en lugar de redactar un nuevo mensaje.

7. Lee tu mensaje antes de enviarlo

Omisión típica que luego nos genera dolores de cabeza. Por más apurado que estés, no omitas este paso: lee tu mensaje antes de presionar enviar. Encontrarás errores de tipeo, ortografía y gramaticales que se te hubieran pasado de no haberlo releído. Y si quieres avanzar un paso más, intenta leer tu mensaje poniéndote desde la posición de tu receptor para determinar si el significado que transmite es exactamente lo que tú te propusiste comunicar.

8. Evita abreviaturas, jergas y emoticons

Los emails de negocios deben ser en tono formal, dado que reflejan la postura de tu organización o de la compañía. Si por hacerlo más liviano y coloquial recurres a abreviaturas y caritas sonrientes o emoticons, te puede suceder que tus clientes no te tomen demasiado en serio.

9. Cuidado con el diseño

No te pongas a decorar tu mensaje con un montón de colores y gráficos. Si usas resaltador en los textos y pones demasiados coloridos o gifs animados, puede que a tu mail se lo vea como spam. Como regla general, usa letras en negro sobre fondo blando. Así te aseguro que no te equivocarás.

10. Frases simples y cortas

Un email debe ser un texto de contenido simple, para leer y transmitir lo más rápido posible su significado. No eres Cervantes ni Shakespeare, y te aseguro que tu lector no está esperando floreos gramaticales. Elije frases simples y cortas. Y si por alguna razón estás enojado con tu receptor o con alguien en particular, no te pongas a escribir. Se notará.

Con eso creo que hemos terminado. Cuéntame cuáles son los cuidados que tomas al redactar o responder un correo electrónico.

"10 temas a tener en cuenta antes de enviar tu próximo email" ha sido escrito por Franck Scipion para El Canasto y ha sido publicado el 2 de Julio 2010. Todos los derechos reservados © 2010 por Jeroen Sangers; licenciado para su uso bajo una licencia Creative Commons BY-SA 3.0.