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Para alcanzar un nivel de productividad personal óptimo todavía no conozco nada mejor que respetar el ciclo propuesto por David Allen en su sistema GTD: recopilar-procesar-organizar-hacer-revisar. Como podemos ver, todo empieza con la recopilación o captura de los compromisos que adquirimos, ya sea con un tercero o con nosotros mismo. La idea fundamental aquí es separar la recopilación del resto de actividades productivas.

Respetar este ciclo nos permite aplicar algunos "trucos" productivos muy efectivos, como por ejemplo evitar las constantes interrupciones simplemente tomando nota de los compromisos en el momento que surgen --recopilación--, y procesarlos posteriormente, cuando sea el momento más adecuado. De este modo evitamos tener que dejar lo que estamos haciendo en este momento para atender otros asuntos, que generalmente son menos importantes.

El problema surge cuando quien nos pide algo es el jefe, y además lo quiere para ayer. ¿Cómo encajar este tipo de situaciones en el ciclo productivo ideal, ese que separa la recopilación del procesamiento y la ejecución de las tareas? Ciertamente, no es sencillo. Pero con un poco de paciencia y mucha práctica, es posible hacerlo.

Veamos 4 claves que me han funcionado a lo largo de los años para mantener a flote mi sistema productivo contra el ataque de las interrupciones y las urgencias de última hora del jefe:

1. Aprende a ser confiable. Nadie aceptará una espera si no confía en que cumplirás el plazo. Hacer que tu jefe acepte un "después lo hago" no es algo que podrás conseguir de un día para otro, especialmente si normalmente incumples tus compromisos. Pero una vez empiece a confiar en ti, verás que es mucho más fácil posponer las tareas. Tu jefe --y el resto de la gente-- sabrá que terminarás el trabajo dentro de un plazo razonable, y no tendrá problema en esperar.

2. Haz partícipe a tu jefe de la situación. Si tu jefe realmente necesita algo urgentemente, y atenderlo pone en peligro otros compromisos importantes, házselo saber. No te limites a aceptar sabiendo que vas a inclumplir --eso impactaría directamente sobre tu credibilidad. Que comprenda que su urgencia, real o imaginaria, afectará negativamente a otros asuntos. De esa forma no podrá reclamarte después el retraso de un proyecto, o el incumplimiento con un cliente interno o externo del departamento.

3. Ofrece alternativas. No es lo mismo un "ahora no puedo", que un "ahora no, pero me pongo con ello en 2 horas y te lo entrego mañana por la mañana". Especialmente si ya gozas de credibilidad, estoy seguro de que esto prácticamente resolverá todos tus problemas al respecto. Por experiencia sé que pedimos las cosas urgentemente, no porque lo sean en este momento, sino porque no confiamos en que vaya a estar hechas a tiempo. Si eres una persona cumplidora, las cosas dejarán de ser urgentes para tu jefe.

4. Ten valor para tomar decisiones. Si a pesar de todo tu jefe se muestra poco razonable, sé proactivo y toma algunas decisiones. Habla con el superior de tu jefe, o con cualquier otra persona o grupo de la organización que pueda ayudarte. Finalmente, si nada funciona, quizá este no sea el trabajo para ti: ¿por qué no cambiar de empleo? Nada compensa pasar 8 horas de tu día estresado y frustrado por un jefe que no sabe serlo.

Y tú, ¿conoces otros trucos que te han ayudado a manejar este tipo de situaciones? Comparte tu experiencia con nosotros en un comentario.

"4 claves para lidiar con las urgencias del jefe" ha sido escrito por Jero Sánchez para El Canasto y ha sido publicado el 14 de Julio 2010. Todos los derechos reservados © 2010 por Jeroen Sangers; licenciado para su uso bajo una licencia Creative Commons BY-SA 3.0.