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Habitualmente no quiero escribir sobre trucos de productividad, lifehacks o consejos sueltos. Creo que es mejor implementar un método de productividad con estructura que aplicar pequeños trucos. Un buen flujo de trabajo te da beneficios para siempre, mientras la duración de los trucos habitualmente es bastante limitada.

No obstante, hoy quiero hacer una excepción; pero también me gustaría dejar muy claro que solo debes aplicar estos consejos después de haber implementado Getting Things Done. Sé que seguir estos consejos es más fácil que montar tus listas de tareas, definir tus metas y cambiar tus hábitos, pero a largo plazo tendrás pocos beneficios si solo has aplicado estos consejos.

Para todos los lectores que ya han implementado GTD (y solo para ell@s), estos son mis 5 recomendaciones para sacar más rendimiento de Getting Things Done:

1 - Toma más tiempo libre
No existe ninguna relación entre el número de horas que trabajas y tu productividad personal. Al contrario, si trabajas demasiadas horas disminuye la productividad debido al incremento de errores que luego tendrás que corregir.
Necesitas tiempo libre para poder cargar las pilas, para tener más ideas creativas y para luego realmente tener ganas de volver a trabajar. Intenta tener al menos un día por semana completamente sin trabajar, intenta no trabajar más de 8 horas al día (no tiene sentido si realmente puedes concentrarte solo por un periodo de 6 horas) y toma cada dos horas una pausa de quince minutos.
Para un mejor uso de tu tiempo libre, puedes desplazarte fuera de tu despacho y por supuesto no consultes tus correos profesionales desde tu smartphone. Tu capacidad de relajarte es esencial para tu éxito.

2 - Aprende a decir no
Si tu jefe te pide saltar al río, ¿lo harías? Claro que no. Aunque seguramente no tan extremo como este ejemplo, supongo que cada día te piden varias cosas que realmente no debes hacer tú (ni tu empresa). Al decir no a todas estas cosas te puedes ahorrar mucho tiempo.
Una vez que has implementado todas las partes de Getting Things Done será más fácil de decir no, porque ya tienes toda la información necesaria a mano para tomar una decisión objetiva: la lista con tus áreas de responsabilidad, tus metas a corto plazo y tus metas a largo plazo. Al procesar tu bandeja de entrada debes intentar vincular cada tarea a una responsabilidad actual o una meta para el futuro. Si no encuentras ningún enlace, seguramente no deberías hacer esta tarea.

3 - Motívate con regalos
No todas las tareas son divertidas o interesantes; a veces hay cosas que simplemente debes hacer. Mi pequeño truco para avanzar en este tipo de proyectos es añadir una tarea agradable al final del proyecto. Por ejemplo, si tengo que escribir un informe, puedo apuntar las siguientes acciones en mi plan de proyecto:

• Crear estructura del informe
• Buscar datos de venta
• Escribir informe
• Enviar informe
• Jugar con el Angry Birds

La última tarea realmente forma parte del proyecto; no puedo finalizar el proyecto sin haber jugado durante al menos 15 minutos. En lugar de jugar, también puedes comer algo, salir a pasear, conectarte a Facebook,… cualquier cosa que te gusta hacer. Un proyecto con una tarea de recompensa es más divertido, por ello, estarás más motivado para trabajar en él.
Las cosas con recompensa son las cosas que finalizas.

4 - Evita la multitarea
Supongo que no tienes un trabajo mecánico y que las cosas que haces requieren tu atención y enfoque. En este caso, hacer varias cosas a la vez, la multi-tarea, te hace perder el tiempo. Aunque a primera vista parece que trabajas con eficacia, en realidad necesitarás más tiempo para finalizar tus tareas. Pierdes tiempo porque tu mente está oscilando rápidamente entre tus tareas actuales, y con cada cambio de contexto necesita tiempo para actualizarse.
Enfócate en solo una cosa a la vez, y verás que al final del día has hecho más cosas.

5 - Cuida tu salud
Tu mente y tu cuerpo están altamente vinculados. Si haces deporte con frecuencia incrementas también tu capacidad de concentrarte y enfocarte. Si duermes suficiente por la noche, piensas con más claridad y haces menos errores. Y finalmente, con el estomago vacío tendrás menos energía. Un persona con una buena condición física, simplemente, funciona mejor.