Smart folder: pega esta imagen en tú pagina, Foro, Myspace o Ebay con este código...

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La mayoría de las aplicaciones para leer tu correo tienen la posibilidad de definir reglas para ordenar los mensajes entrantes. Si tienes mensajes que siempre tratas de la misma manera, puedes crear una regla para procesarlos automáticamente. En este artículo presento 6 tipos de mensajes que puedes procesar con las reglas del correo.

1. Proyectos

Mucha gente guarda toda la comunicación relacionada en un proyecto en una carpeta. Si trabajas de esta manera, ¿porqué hacerlo manualmente si puede automatizarlo? La clave aquí es buscar alguna propiedad de los mensajes para poder vincularlos a un proyecto. Lo más fácil es si todos los miembros del equipo usan el mismo código en, por ejemplo, el asunto de cada mensaje. Algo cómo [cliente X], [díptico] o simplemente [proyecto 123].

2. Redes sociales

Cada vez hay más redes sociales como Facebook, Twitter, LinkedIn, etc. que usan el email para enviar notificaciones de nuevos followers y comentarios. Si te conectas a menudo una red, puedes desactivar las notificaciones, pero para redes menos usadas es mejor mantenerlas. Todas estas notificaciones parecen urgentes, pero habitualmente no lo son. Por eso puedes crear una regla para aparcar estos mensajes en una carpeta especial.

3. Boletines de noticias

Si te has apuntado para recibir, por ejemplo, los artículos de El Canasto por correo — hay muchas web que ofrecen esta posibilidad — puedes guardar estos mensajes automáticamente en una carpeta especial. Este tipo de mensajes son de carácter informativo y casi nunca urgente. Cuando tienes tiempo para leer o cuando necesitas inspiración, puedes abrir la carpeta de los boletines.

4. CC y FYI

Cuando me envías un correo y mi dirección está en el campo CC, sé que no tengo que tomar ninguna acción. Este email sólo contiene información para leer, y por tanto puedo archivarlo directamente.

También puedes acordar con tus colaboradores de etiquetar emails informativos sin acción como por ejemplo las letras FYI — del inglés For Your Information. Otra vez puedes crear una regla para guardar estos mensajes en una carpeta de material de referencia, pero no es necesario procesarlos.

5. Facturas

Otra categoría de mensajes que guardo automáticamente en una carpeta son las facturas electrónicas como por ejemplo la línea telefónica, el gas y el seguro. Como pago estas facturas vía domiciliación bancaria, puede archivar estos mensajes directamente sin tener que procesarlos.

6. En Espera

¿Sabías que en algunas aplicaciones también puedes crear reglas para el buzón de salida? Yo uso estas reglas para crear mi lista de @En Espera. Cada vez que delego una tarea vía correo electrónico pongo el texto [ee] —de En Espera— al final del mensaje. Una regla guarda automáticamente una copia en una carpeta, que uso para hacer el seguimiento.

¿Para qué usáis vosotros las reglas del email?

Imágen cortesía de Sabre Snow Silver Icons.