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Si tienes decenas o incluso cientos de acciones en la lista de Próximas Acciones tienes un problema. Si yo fuero tu coach de productividad, te preguntaría si todas esas cosas realmente pertenezcan en esta lista.

En este artículo te propongo algunos alternativos.

La lista de Algún día/Quizás

Pon tareas que no vas a hacer durante este semana en la lista de Algún día/Quizás. Si haces el Repaso Semanal puedes volver esas acciones a la lista de Próximas Acciones, si crees que vas a tener tiempo para trabajar en la tarea.

Normalmente quieres tener las tareas para solo una semana (o a veces dos semanas) en la lista de acciones. Si realmente tienes planificado hacer cien acciones durante esta semana, seguramente hay muchas acciones pequeñas que posiblemente cumplen la ley de dos minutos.

Material de soporte de Proyectos

Documentación de Proyecto: pega esta imagen en tú pagina, Foro, Myspace o Ebay con este código...

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Quizás hay acciones que no puedes hacer hasta que has finalizado una otra tarea. Por definición, no son Próximas Acciones y probablemente debes guardarlas con la material de soporte de proyectos. Esto pasa por ejemplo si ya has definido todos los pasos de un proyecto, pero no hay que hacer todos esos pasos al mismo momento.

Buscar el nivel de detalles adecuado

Es importante formular el nivel en que defines tus acciones.
Muy exagerado: "Llamar a la Sonia para la reunión de jueves" está bien, pero el nivel "Descolgar el teléfono con la mano izquierda" resulta en un montón de mini-acciones que hacen que pierdas la visión general. Si quieres puedes convertir cada acción, aunque sea pequeña, en un proyecto.

Renegociar

Renogicia tareas de que sabes que no puedes hacerlas. A veces de repente tienes tanto trabajo que no puedes hacer algunas cosas, aunque has prometido hacerlas. En este caso, esas tareas no pertenezcan en la lista de Próximas Acciones, porque esta lista solo contiene cosas que realmente vas a hacer.

Papelera

Tareas de que has decidido que nunca vas a hacer puedes simplemente eliminar de la lista. El único que necesitas es tomar la decisión.

En la lista de Próximas Acciones, pero con fecha de inicio

Si usas un software como Outlook u OmniFocus puedes definir una fecha de inicio para esas tareas. Luego puedes configurar el software para esconder esas tareas hasta esta fecha. De este modo mantienes la lista de acciones limpia y aparecerá la tarea automáticamente en la fecha definida.

Repaso Semanal

El Repaso Semanal es la clave en toda esta historia. Si no reservas cada semana una hora para aclarar tus prioridades y para evaluar tus acciones pendientes pierdes la vista general de lo que estás haciendo.

Y si eso no funcione...

Si todo eso no funcione y todavía tienes una lista larga con Próximas Acciones, probablemente tienes un problema de un nivel más alto (20.000 y 30.000 pies en la terminología GTD).

Algunas personas deben aprender decir 'no'. Otros deben definir las 'fronteras' de su trabajo, o renegociarlas con su jefe. En este caso, GTD es la manera perfecto de tener una vista de todos tus compromisos. Si después de una limpieza profunda todavía tienes cientos de Próximas Acciones, al menos estás seguro que tienes un problema...