Parafraseando al agente Smith, aquel siniestro personaje de Matrix, hace unos días tuve una revelación en el transcurso de una reunión.

Hay personas cuyo comportamiento habitual en una reunión causan que el resto pierdan (perdamos) lastimosamente el tiempo, al hacer las reuniones menos productivas de lo que deberían ser. 

Aunque todos tenemos nuestros días malos, hay algunas tendencias en algunas personas que detecto recurrentemente, por lo que también lo son sus efectos. Un "mal comportamiento" ocasional es difícil de controlar; un "mal comportamiento" recurrente se puede (se debe) atajar de raíz.

Sin pretender apuntar a nadie, creo que puede ser interesante exponer algunos casos. Hoy vamos con el primero.

Caso 1:

"La última palabra"

En una reunión se está discutiendo un problema. Se expone, y se pregunta cuales son las posibles causas raíz. Normalmente se presentan los elementos de análisis (cómo se hicieron las cosas, qué salió mal y en que medida).

Quien quiere, sin ningún tipo de censura, expone su opinión. Una o dos personas no dicen nada.

A partir de las causas expuestas que el grupo ha destacado como más probables, se empiezan a exponer las posibles soluciones, tanto paliativas -o sea, arreglar lo que ya está mal-, como preventivas (evitar que suceda en el futuro).

Aquellas una o dos personas siguen son decir nada.

Cuando ya se han dado un montón de vueltas, y se ha llegado a una posible solución de consenso, se anuncia que se van a aplicar estas medidas y se da por cerrado el asunto. 

Es entonces cuando la persona que no ha abierto el pico en todo el proceso anterior decide hablar, y desmonta básicamente todo lo anterior -hasta la fase de exposición del problema-, con un argumento del tipo "lo que realmente pasa es que...". Normalmente la causa "real" del problema es que alguien hizo algo de manera indebida, y la consecuencia es el desastre esperado (en mi ramo, la fundición, los errores se pagan caros, por cierto).

A partir de esta revelación tardía, la solución se expone como "no hacerlo mal de nuevo", y "encontrar la manera de que no se pueda hacerlo mal otra vez ni queriendo".

Al final, a pesar de que se ha llegado a una posible solución, el grupo ha perdido un buen rato en dar vueltas a un problema, cuando la razón raíz es evidente... si se expone, claro. Si la persona que habla al final lo hubiese hecho al principio, ese asunto de la reunión se ventilaba en 3 minutos (o, incluso, ni siquiera llegaría a reuniones de dirección).

Al no informar al principio, se pierden 10, 20, 40... minutos, y se queman unas cuantas neuronas en el proceso.

Cuando intento entender por qué se hacen estas cosas de azorronar y no soltar prenda hasta que se ha dicho todo y alguna cosa más, sólo se me ocurre que la persona que hace esto suele considerar que sus compañeros son una especie de cabezones que no tienen ni idea de la realidad del proceso que se está tratando. Lo prentende, entonces, es demostrar que las personas en la reunión "no saben de qué hablan". Para ello, deja que todos se pongan en evidencia y, al final, soltar la perla que da a entender que "si no llego yo a estar aquí...".

Independientemente de que esto último sea o no verdad, el fallo está en que no se comunica al grupo la información que se tiene. Y, lo peor, es que se hace conscientemente.

Un grupo en el que no hay comunicación es un grupo improductivo, en el que se desaprovechan todos los recursos, sean muchos o pocos. Una reunión así empieza por ser una pérdida de tiempo.

Hay una variante aún peor de lo expuesto, que es no decir nada en la reunión, dejar que se apliquen las medidas -que, como es lógico, no van a funcionar- y solo entonces hablar, cuando se ha repetido el desastre: "claro, es que lo que teníamos que haber hecho es...".

Esto último, dicho sea de paso, es bastante usual en las reuniones entre "ingenieros" y "operadores", al menos por estos pagos. De hecho, en esas situaciones, ya se tiene que ir con un gancho a sacar la información, porque nadie suelta prenda cuando corresponde.

(Sin embargo, es fácil oir después frases tipo "son ingenieros, pero no tienen ni idea"... un clásico).

Soluciones a todo lo anterior que no impliquen despedir a nadie:

• Fomentar en el grupo la confianza
• Divulgar previamente los asuntos que se van a tratar (días antes). Si hay asuntos que no requieren discusión técnica, intentar evitarlos.
• Llevar las reuniones muy bien preparadas, de manera que se minimice en ellas la fase de exposición y resolución, en la medida de lo posible.
• Forzar que aquellas personas más tendentes a este tipo de comportamiento intervengan en primer lugar.
• Si el comportamiento es muy recurrente en algún miembro del equipo, fomentar que sean estas personas las que preparen la reunión.

La zona de comentarios está abierta para sugerencias y casos que se os ocurran.

Otro día, más.