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Muchas veces las reuniones de trabajo tienen como objetivo presentar algunos proyectos o resultados de los mismos que debemos exponer a nuestros compañeros o superiores para definir el siguiente paso, recordemos que hablando de productividad, las reuniones de trabajo son ciertamente un distractor importante, así que si tenemos posibilidad de lograr hacerlas eficientemente, podremos transmitir adecuadamente nuestras ideas.
Lo primero y más importante a recordar es que la gente que asiste en muchas ocasiones no conoce claramente el tema que vamos a exponer y por lo mismo pueden divagar y perder la concentración en nuestra exposición, nuestro principal objetivo es retener la atención de las personas para poder transmitir nuestra información y hacerla interesante.
En esta ocasión les presento algunos consejos para realizar una presentación de trabajo que pueda incluir los principales puntos a recordar para que esta cumpla con el objetivo primordial que es exponer nuestras ideas de forma organizada, productiva y útil.
Material de apoyo.
1. El famoso Power Point. Derivado de algunas pláticas con relación al artículo de las Reuniones de Trabajo, saltó lo referente al Power Point y lo tedioso que puede resultar, por lo mismo, y en base a la práctica y la sana crítica he decidido compartirles los siguientes datos:
1.1. Las plantillas de las diapositivas deben ser sobrias, sencillas y ¿por qué no? Minimalistas; en este sentido evitemos aquellas que contienen colores llamativos, y las que generan una animación exagerada, esto solo distrae y cansa la vista de quienes la observan.
1.2. Trata de definir en tu diapositiva el punto que vas a tocar y nada más, las viñetas, los textos extendidos y los datos distraen permanentemente la atención de los receptores, por lo que si quieres que se centren en tu explicación, evita saturar tu exposición, recuerda la regla: Menos es más.
1.3. Como bien lo dice el subtema es ?Material de apoyo?, pero no apoyo para ti, es apoyo visual para tus receptores; resalto esto, porque para muchas personas el hecho de exponer les resulta sumamente complicado, y prefieren evitar el contacto con las personas leyendo toda la diapositiva, definitivamente esto no se ve nada bien, debemos conseguir que la exposición se centre en nosotros.
1.4. Evita las animaciones de transferencia y las letras pequeñas, de nada sirve que ?decores? con mucho texto, imágenes, ?minigráficas invisibles? y animaciones de ?carrito? tus exposiciones, esto le resta profesionalismo a la presentación y definitivamente nadie le pondrá atención a tu plática.
2. Prepara un documento ejecutivo con la síntesis de la información expuesta, aquí si puedes agregar datos duros y gráficas, esta información deberá ser proporcionada a los asistentes al final de tu exposición, puedes optar por remitirla directamente al correo electrónico de los receptores para que ellos puedan consultarla y no desperdicies inútilmente papel.
3. Procura que todos los asistentes tengan lápiz y papel antes de que empiece tu exposición, en ocasiones es importante que tomen nota de algo que puedan cuestionarte, sin embargo, pueden distraerse si no cuentan con los recursos que requieren, recuerda que el objetivo principal debe ser mantener la atención.
Exposición
1. Presentación del tema: Saluda amablemente a todos los asistentes, presenta el tema de manera que se denote que estás hablando de un tema importante y solicita amablemente que tomen notas de sus preguntas para que te las puedan hacer llegar.
2. Sé breve: En cuantas ocasiones no has asistido a ponencias que te hacen suplicar por su finalización, en ese sentido es importante que no asumas que por el hecho de que tú expones tienen la obligación de escucharte todo el tiempo que necesites, una exposición adecuada es aquella que no dura más de veinte minutos, incluyendo cinco minutos para preguntas.
3. Domina tu tema: No hay nada más desagradable que ver como hacen pedazos a una persona por desconocer el tema que expone, así que prepárate bien y para lo peor, siempre podrán preguntarte hasta el más mínimo detalle, por lo que debes estar atento para cualquier eventualidad.
4. No leas: Es incomodísimo atender una reunión en la que expositor está leyendo todo el tiempo, mantén contacto visual con tus asistentes, no temas, no he sabido de muchas reuniones en las que golpeen al expositor, así que habla despacio, mantén un ritmo adecuado, enfatiza los puntos importantes y trata de mantener una postura corporal adecuada.
5. Sé honesto: De nada sirve inflar datos, generar falsas expectativas ni ofrecer lo incumplible, trata de mantener la ecuanimidad en tu exposición y no sobrepases los límites con tal de agradar, recuerda que más vale una persona honesta que incumplir garrafalmente con tus objetivos.
6. Incorpora la creatividad: No nada más brindes datos y procedimientos, muestra soluciones posibles e innovadoras, este es tu momento para lucirte y demostrar la importancia de tu tema, así que sé creativo e idea formas realistas para mejorar los procesos y transmítelos adecuadamente.
7. Vístete adecuadamente: ¿Cómo puedes esperar ser tomado en serio en tus puntos si llegas todo desaliñado, con tenis y mal vestido? Trata de impresionar a tus espectadores con una buena presencia, si tu rubro es más casual, muéstrate bien fajado y pulcro, es una llave imprescindible para tu éxito en la presentación.
Mi Análisis Realista del día de hoy es: Una presentación de trabajo exitosa es aquella en la que tienes el control sobre tus acciones y aquellas cosas que puedes mejorar, mantén siempre el enfoque en lo importante y trata de cautivar a tus espectadores por medio del buen decir y hacer.
Omar Carreño
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