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Hay un montón de software para ayudarte a gestionar tus tareas. Casi cada semana descubro una nueva aplicación y habitualmente publico una breve reseña en la categoría Software explicando las posibilidades y limitaciones de cada solución.

Algunos de mis lectores creen que el hecho que yo publique una reseña en El Canasto implica que recomiendo el uso de esta aplicación. No es así.

Mi recomendación

Si alguien me pregunta por el mejor gestor de tareas, siempre le contesto lo mismo:

El mejor gestor de tareas es la solución que ya estás usando

Gestionamos nuestras tareas en una lista agrupadas por contexto. Una aplicación para gestionar tareas solo debe cumplir dos requerimientos:

1. Facilitar la creación y finalización de tareas
2. La posibilidad de crear varias listas para los contextos

Ahora, mira la herramienta que usas actualmente. ¿Cumple estos dos requerimientos? Entonces ya tienes un buen gestor de tareas.

El coste de cambiar

En los últimos 20 años sólo he usado dos aplicaciones para gestionar mis tareas: Microsoft Outlook cuando trabajaba en Windows y OmniFocus en los dispositivos de Apple. Solo he utilizado estas dos.

Obviamente he investigado un montón de soluciones para los artículos en El Canasto, pero nunca he cambiado de herramienta, simplemente porque el cambio requiere demasiado trabajo.

No solo hay que pasar todas las tareas del sistema antiguo al nuevo —cosa que probablemente hay que hacer manualmente—, también debes personalizar y aprender la nueva solución.

Mi sistema de productividad es transparente, es decir, casi nunca pienso en él. Si tengo una idea nueva, mis dedos automáticamente aprietan las teclas Ctrl+Espacio para abrir la pantalla de captura. Además, una vez capturada la idea, mi mente está tranquila, porque la experiencia de varios años usando este sistema ha creado una confianza enorme.

Si cambiara de aplicación, necesitaría muchos meses para volver a crear esta confianza y para aprender a usar el software con fluidez. Este es el verdadero coste de cambiar de gestor de tareas.

Empezar desde cero

A veces un cliente todavía no tiene ninguna herramienta para gestionar sus tareas. Este cliente probablemente está empezando a aprender los principios de la productividad personal. En este caso, mi recomendación mencionada anteriormente no le sirve, pero tengo una alternativa:

Si empiezas a aprender GTD, el mejor gestor de tareas es una hoja de papel

Lo primero que mucha gente hace al empezar con GTD es buscar el software perfecto. Esto no solo te cuesta mucho tiempo, sino que también limita tu manera de pensar a solo la funcionalidad ofrecida por la herramienta elegida.

Siempre aconsejo trabajar con listas simples en papel durante al menos seis meses. Sólo cuando estás cómodo con el método y cuando has desarrollado tus hábitos productivos, sabes cuáles son tus requerimientos para tu gestor de tareas. Además, ser capaz de trabajar en papel también es muy útil en el momento que la tecnología falla.

Quieres que el gestor de tareas se adapta a tu manera de funcionar y no al revés.

¿Cuál es el mejor software para mi?

Después de haber trabajado en papel durante seis meses, tienes suficiente experiencia para elegir el mejor gestor de tareas. Esta elección tienes que hacerla tu, porque solo tu sabes cuál es tu forma de trabajar.

Para ayudarte a seleccionar entre los cientos de posibilidades que hay en el mercado, publicaré en las próximas semanas mis recomendaciones para Windows, OS X, linux, la nube, iOS y Android.

Pero recuerda: estas recomendaciones sólo son para la gente que todavía no tenían ningún gestor de tareas y que han usado una hoja de papel durante al menos seis meses. Mi recomendación para el resto de los lectores es: El mejor gestor de tareas es la solución que ya estás usando.