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El problema fundamental de mucha gente que quiere mejorar su productividad personal es el hecho de que hay más trabajo que tiempo. Un trabajador de conocimiento con ganas de hacer cosas puede llenar cada día 30 horas sin problema.

Cuando esta persona empieza a aplicar el flujo de trabajo de GTD a su vida notará una mejora en el nivel de control sobre su vida. No obstante, todavía no ha solucionado el problema fundamental. Eso queda muy claro después de haber usado el flujo de trabajo durante unas semanas. Si después del primero vacío mental tenía 100 acciones en sus listas, después de haber procesado todas sus ideas y otro material durante unas semanas, seguramente llegará a tener 150 acciones. Simplemente porque hay más trabajo que horas.

Hay dos soluciones para este problema, y ambos requieren tener claro cuáles son las prioridades. Porque si hay que eliminar tareas de la lista, lo mejor es solo dejar las tareas importantes. Para mi, una tarea es prioritaria si me ayuda a lograr mis objetivos. Entonces, para tener criterios en la elección de tareas importantes, primero hay que establecer los objetivos a corto y largo plazo. Es decir, hay que trabajar en la perspectiva, el segundo pilar de Getting Things Done. Una vez que el trabajador de conocimiento tiene claro cuáles son sus áreas de enfoque, objetivos a corto plazo, visión a largo plazo y propósito, puede usar estos datos para filtrar sus tareas.

1. Eliminar en la puerta

La mejor solución es evitar que tareas con poca importancia entren en el sistema. En la fase de aclarar las cosas de la bandeja de entrada, además de especificar el Resultado Deseado y la Próxima Acción, siempre intento relacionar la acción con una área de responsabilidad o con un objetivo a corto plazo. Es un paso extra introducido en el flujo de trabajo por Sally McGhee. Si no puedo vincular la acción a una responsabilidad actual o una meta en el futuro, probablemente no debería hacer la tarea. Las acciones descartadas van a la papelera —si nunca voy a hacer la acción— o a la lista Algún día/Quizás. Si subo la barrera de importancia de las tareas en mi lista, tendré una lista más pequeña.

2. Podar la lista de acciones

Durante la Revisión Semanal siempre hago una evaluación del volumen de tareas en mis listas. No quiero una lista muy larga, porque dificulta la elección de la próxima tarea a hacer, pero tampoco quiero quedarme sin opciones. El tamaño óptimo de la lista de acciones es diferente para cada persona, porque depende también del número de horas bloqueadas en el calendario, el volumen de trabajo nuevo recibido por día y el número de días hasta la próxima revisión semanal. Mi lista habitualmente contiene entre dos y tres semanas de trabajo. Si tengo más acciones, debo aparcar algunas en Algún día/Quizás o descartarlas.

Hay que ser realista en nuestras listas y eliminar tareas usando un buen criterio. Tenemos más trabajo que tiempo, y saber elegir bien qué hacer y qué dejar de hacer es lo que nos hace productivos.