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[Recientemente he lanzado un libro electrónico, fruto de los cursos de gestión de correos que organizo. El libro "Manejando la bandeja de entrada" explica de forma concisa y práctica como tomar de vuelta el poder sobre el correo electrónico. Es una guía para todos que quieren aprovecharse de trucos y consejos de productividad, pero que necesitan implementar una estructura básica como punto de partida. Aquí me gustaría compartir el punto de partida y los principios básicos de tratar el correo electrónico como herramienta.]

A estas alturas el correo electrónico es considerado una herramienta básica del trabajo diario en muchas empresas. Poquito a poquito ha tomado el lugar de muchas interacciones que antes se hacían por correo interno o por teléfono, con las ventajas de ser más rápido en el envío y más concreto por dejar una huella escrita.

Mientras muchas personas ya no pueden ni imaginarse trabajar sin el correo electrónico, esta herramienta también puede ocasionar mucho estrés por no saber como manejar el flujo intenso de información. Cuando llegas a un nuevo trabajo, se te explica como utilizar el cliente de correo electrónico de la empresa (Mozilla, Outlook, Lotus Notes), pero pocas veces recibirás un curso, o indicaciones básicas sobre como utilizar este medio de comunicación para que te facilite el trabajo del día a día.

Esta paradójica de mostrar la herramienta, pero no explicar como se utilizar de la mejor manera es la principal razón por la cuál el email puede levantar pasiones que el teléfono nunca ha podido ocasionar (hasta que se integró el email entres sus funciones). Mientras el teléfono obliga de concentrarse en una persona y un asunto a la vez, la conectividad ininterrumpida del cliente de correos, que no depende de la presencia del usuario, cambia la comunicación. Es una nueva herramienta. Y igual que con todas las herramientas hay maneras más o menos adecuadas para utilizarlas.

¿Cuál es tu relación con tu bandeja de entrada?

Intenta responder esta pregunta lo más honesto posible (no tendrás que compartirlo con nadie).

Quizás la odias, porque te exige una atención ilimitada? O te ayuda a mantenerte ocupado, porque siempre hay un nuevo mensaje a comprobar? Tal vez te agobia con su flujo ininterrumpido de mensajes entrantes? O te frustra porque nunca encuentras lo que buscas? O quizás te entretiene porque hay 1001 maneras de organizar las carpetas? Es posible que te desespere, porque nunca acaba? O incluso te tranquiliza, porque mientras tienes tantos emails, tu trabajo está asegurado? Es posible que te irrite, porque las discusiones son tan impersonales?

En el mejor de los casos, el email es considerado como una herramienta de comunicación que ayuda a organizar las tareas de trabajo y facilita el seguimientos de tareas y proyectos.

Pero, que pasa si nadie nunca explica como se utiliza esta herramienta? Es muy difícil copiar como lo hacen los otros, porque contrario al teléfono no puedes ver a diario como interactuan las otras personas con su bandeja de entrada. Por lo tanto, la bandeja de entrada se vuelve una fuente de agobio, por utilizarlo de una de las siguientes maneras:

1. El email como fuente de estrés por el número de emails entrantes y conversaciones no atendidas.
2. El email como coartada de actividad (no necesariamente productividad) o para no empezar con tareas indeseadas.
3. El email como adición por el sentimiento de conexión e importancia que otorga.
4. El email como amenaza por abrir la puerta a interpretaciones diversas a la palabra escrita.

Como retomar las riendas de tu bandeja de entrada

Existen muchas estrategias para empezar a dominar las tareas que entran por email, de organizar los emails de la mejor manera, de asegurarse que nada se queda sin atender. De facto, existen tantos trucos y ideas de aumentar la productividad mediante el email, que si quieres acabar con el agobio ahora mismo, puedes caer en el agobio de no poder implementar todos estos consejos a la vez. Y como pasa mucho cuando la tarea parece demasiada compleja y demasiado grande... acabas no haciendo nada.

Antes de empezar tienes que tener claro dos principios básicos.

1. Tu eres el dueño de tu tiempo. Por lo tanto, tu eres la única persona que puede decidir cuando y cuanto tiempo vas a invertir en el tratamiento de la comunicación online.
2. Ningún email es tan importante que no pueda esperar 2-3 horas para que lo leas. En serio, ninguno. Caso contrario te llamarán al móvil, así que no te preocupes.

De estos tres principios ya puedes deducir muchas estrategias para el día a día

• Tu decides cuales emails quieres leer, cuales vas a suprimir directamente (o darte de baja si vienen de una lista), y cuales quieres responder.
• No es necesario responder emails inmediatamente. Es hasta mejor dejarlos aí un tiempo para que puedas formular la mejor respuesta posible. Si decides responder en 3 horas, por la tarde, mañana... los mensajes seguirán ahí.
• Antes de cada email, evaluá si es necesario enviarlo, o si puedes resolverlo por telefono, personalmente. Menos emails que escribes, menos respuestas que tienes que esperar y menos emails que te llegarán de vuelta.
• Al escribir cada email, evalúa quiénes son los destinatarios imprescindibles. No quieres recibir emails que solo te conciernen marginalmente? Pues respeta lo mismo para las otras personas.
• Menos es más: menos emails, pero con contenido. Menos destinatarios, pero los relevantes. Menos palabras, pero directo al punto.
• Y si necesitas que alguien haga algo... pídeselo en vez de esperar que lo adivine entre las palabras.

Haz del email tu aliado para que te ayude. Que no te inspire agobio, miedo, estrés, adición.Debe ser una herramienta. Utilizalo a que te ayude en tu día a día en el trabajo y en cas.

Y no tengas miedo de cerrarlo. Estará aí cuando vuelves a abrirlo. Te lo prometo.

Nota: No hay ningún problema en aparecer más ocupado de lo que realmente estás si sabes que tu superior equivale productividad con estrés. Lo importante para ti es que no te agobies por aparecer ocupado, sino que lo utilizas como una estrategia cuando hace falta, pero sin disminuir tu propio calidad de vida en el trabajo. Y quién sabe, con paciencia y ejemplo podrás influir a que tu jefe o jefa también aprenda a apreciar más la productividad de verdad.

"La bandeja de entrada: ¿tu enemiga o aliada?" ha sido escrito por Valentina Thörner da Cruz para El Canasto y ha sido publicado el 29 de Junio 2010. Todos los derechos reservados © 2010 por Jeroen Sangers; licenciado para su uso bajo una licencia Creative Commons BY-SA 3.0.