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Además del flujo de trabajo y los 6 niveles de perspectiva, otra revelación de Getting Things Done es el modelo de planificación natural.

Planificación natural

El modelo de la planificación natural consiste de cinco pasos:

1. Definir el propósito y los principios
2. Visualizar el resultado
3. Una lluvia de ideas
4. Organizar
5. Identificar las próximas acciones

El propósito explica el porque del proyecto, nuestros principios marcan los limites del plan, visualizar el resultado clarifica el qué, la lluvia de ideas genera el cómo, organizando podemos agrupar todo en una forma manejable y la identificación de la próxima acción es cómo empezamos a mover el proyecto.

Este modelo se llama la planificación natural, porque —aunque no seamos consciente de esto— gran parte de lo que hacemos durante el día ha sido planificado de este modo.

No obstante, cuando nos ponemos conscientemente a planificar un proyecto, habitualmente no seguimos el orden natural. Es lo que llamamos el modelo de planificación no natural.

Planificación no natural

Cuando usamos el modelo de planificación no natural, empezamos a buscar una buena idea para solucionar un problema antes de definir el propósito y la visión. Este orden casi siempre crea más problemas y estrés porque es artificial y contranatural. Cuando tenemos que planificar sentimos el dolor vinculado a los proyectos que hemos planificado de esta manera y el resultado es que evitamos de planificar proyectos.

Planificación reactiva

Muchas veces, no planificar el proyecto provoca una crisis aun más grande y solo cuando hemos perdido el control del proyecto decidimos planificarlo. La mayoría de las veces, invertimos el orden de la planificación natural y en lugar de empezar con el propósito y los principios decimos que “hay que hacer algo”, hay que trabajar más horas, con más gente…

Cuando esto no funciona, el siguiente paso es: “necesitamos organizarnos”. Luego alguien dirá que “hace falta una lluvia de ideas” y si esto tampoco funciona, con suerte al final llega la pregunta: “qué estamos intentando hacer?” No queríamos planificar el proyecto, pero al final hemos acabado planificándolo igualmente, aunque sea con los pasos de la planificación natural al revés.

Si queremos evitar frustración y malgastar tiempo, deberíamos empezar desde el inicio con el modelo de planificación natural.