El objetivo del manejo del tiempo de adentro hacia afuera es diseñar un sistema que se adapte a la persona. Cada persona es única, por lo que no existe una forma correcta o incorrecta de manejar el tiempo. Por el contrario, el sistema ideal es aquel que lo hace sentir bien y productivo. La verdadera medida del éxito en el manejo del tiempo no es cuánto se logra hacer, sino cómo se siente la persona que está usando ese tiempo.
Lograr el balance adecuado le permitirá encarar cada día con entusiasmo; le hará, en un futuro, recordar su vida y su carrera con gran satisfacción.
Paso 1: Aprender
Los obstáculos que se enfrentan en el manejo del tiempo son de tres tipos, como se definen seguidamente. Una vez que usted entienda la naturaleza y variedad de los mismos, la forma de proceder parecerá obvia.
Errores Técnicos
Carencia de las habilidades y técnicas requeridas para el manejo del tiempo. Algunos de los errores más comunes:
- Tener tareas sin fecha asignada, razón por lo cual se postergan continuamente
- Escoger el momento inapropiado para determinadas tareas ?ej: una tarea que requiere concentración, programada para un momento en el que tiene la energía baja
- Ser poco realista en la asignación de tiempo para una tarea - Incapacidad de delegar tareas - Intentar trabajar en un ambiente fisicamente desorganizado - No recordar todo lo que necesita hacer
Los errores técnicos son relativamente fáciles de resolver. En general, una vez que se dé cuenta del problema técnico que presenta, la solución será obvia.
Realidades externas
Problemas en el entorno que están mas allá de su control.
Algunos de los más comunes:
- Tener una carga de trabajo poco realista, bien porque es impuesta por otro o auto-impuesta - Problemas de salud - Estar en situación de transición ? cambio personales, mudanzas, trabajo nuevo, etc. - Trabajar en un ambiente con abundantes interrupciones o distracciones - Tener un socio o compañero desorganizado
A diferencia de los errores técnicos, las realidades externas no pueden ser facilmente rectificadas ? por definición, están fuera de su control.
Lo que debe hacer entonces es minimizar el impacto de estas realidades, buscando la forma de adaptarse a las mismas. Debe conseguir soluciones pragmáticas.
Adicionalmente, es importante permitirse un poco de holgura.
No debe sentirse usted culpable por algo que escapa a su control. Por el contrario, acepte la realidad y busque la forma de contrarrestarla.
Obstáculos Psicológicos
Hábitos internos y ocultos que pueden sabotear sus intentos de manejar el tiempo. Los bloqueos mentales más frecuentes son:
- Tener objetivos y prioridades poco claras o poco específicas - Disfrutar estando baja presión ? por lo tanto no hace nada hasta que sobreviene una situación de caos - Estar tan ocupada(o) tratando de ayudar a los demás que ignora áreas importantes de su propia vida - No sentirse merecedor(a) del éxito - Tener miedo de cambiar el ?status quo? - Ser perfeccionista, lo que le impide distinguir las tareas importantes de las que no lo son - Tener miedo que demasiada estructura pueda limitar su creatividad
Con un poco de suerte, lograr resolver los problemas técnicos y conseguir formas de manejar las realidades externas, le ayudarán a disminuir algunos de los factores psicológicos.
1.- Aprender
2.- Analizar 3.- Fijar Estrategia 4.- Atacar
Además, con tan solo entender estos factores, le será más fácil vencer los obstáculos.
Si los factores psicológicos continúan siendo problemas, trate de identificar exactamente el origen de los mismos.
Paso 2: Analizar
Para desarrollar un sistema a su medida, necesita identificar y articular cuatro factores claves, descritos a continuación. Una vez hecho esto, estará mejor preparado(a) para construir sobre las bases de su propio éxito personal.
Qué funciona bien en su sistema actual
Su sistema actual puede dejar mucho que desear. Sin embargo, debe tener elementos que si funcionan. Tómese algo de tiempo para describir esos elementos. No tiene que ser una tarea engorrosa. Simplemente debe analizar realisticamente todo lo que hace bien en este momento, incluso lo más trivial. Para enriquecer el resultado, pruebe hacer el proceso contrario.
Escriba aquellos elementos que no le funcionan, e identifique las actividades que debe eliminar para incrementar su productividad.
Identifique sus preferencias
Un buen sistema debe tomar en cuenta sus preferencias, y amplificarlas. Piense si prefiere:
- Trabajar / Relajarse / Ejercitarse individualmente o con otros - Un horario abarrotado, o uno abierto y flexible - Predictibilidad o espontaneidad - Trabajar en silencio o con música de fondo - Trabajar con la cabeza o con las manos
La lista puede continuar. Pero es importante que se tome el tiempo de identificar las características básicas para usted ? tendrá entonces una serie de parámetros con los que comenzar. Julie Morgenstern
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