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Últimamente he notado un cambio en los gestores de tareas: cada vez más aplicaciones ofrecen la posibilidad de usarlas como sistemas de colaboración para equipos de trabajo. La verdad es que casi nunca trabajamos solos, pero trabajamos en equipo en proyectos comunes.

Si dentro de un gestor de acciones puedes compartir o delegar tareas con tus compañeros ahorráis tiempo, porque tu compañero no tiene que duplicar la tarea en su propio sistema. Además, el responsable del proyecto puede consultar el estado de todas las acciones para hacer el seguimiento. Es lógico que mucha gente abandone el uso de un gestor de acciones personales y solo use la herramienta ofrecida por la empresa para gestionar sus tareas.

No obstante, mi consejo es mantener tu lista de acciones completamente separada de la herramienta de colaboración. Si usas una herramienta de colaboración para gestionar tus tareas tendrás varios problemas que disminuyen la confianza en tu sistema de productividad:

1. La gestión de los sistemas de colaboración habitualmente está centralizada, es decir, que muchas veces los usuarios no tienen permisos para crear nuevos proyectos, nuevas carpetas, etc. Desde el punto de vista de la empresa, un proyecto es algo complicado en que trabajan varias personas, pero en GTD cada tarea que requiere más que una acción para finalizarla es un proyecto. La posibilidad de poder crear rápidamente nuevos proyectos es muy importante. Además, ¿está permitido gestionar tareas personales con el sistema?
2. Un concepto clave en la productividad personal es la Próxima Acción siendo la primera cosa física que puedes hacer en un proyecto. Si yo tengo que hacer una acción en un proyecto, será porque soy el especialista en hacer este tipo de tareas, y por tanto soy el que mejor sabe cuál es la próxima acción. Si dejas que otras personas añadan acciones a tu lista, seguramente tendrás una lista con dos tipos de tareas mezcladas: las próximas acciones definidas por ti y tareas poco claras añadidas por los demás.
3. Una lista de acción es una cosa muy personal. Si eliges bien las palabras para describir lo que hay que hacer (siempre empezando con un verbo) no solo queda claro lo que debes hacer, sino a demás estas palabras también pueden motivarte. En la mayoría de los casos, las tareas pasadas por otros no son tan claras ni motivadoras.
4. Finalmente, la confianza en la integridad de tu sistema de productividad disminuye si otras personas pueden editar tu lista. ¿Está todo en la lista?

No es buena idea compartir tu lista de tareas con el resto del equipo. Aunque a primera vista pierdes tiempo manteniendo dos listas de acciones separadas, al final, trabajar desde tu lista personal es más eficaz.