Veinte minutos, cuarenta, o varias horas. Cualquiera sea el tiempo que dure una reunión siempre va a haber quienes creen que ha sido corta y los que afirman que fue excesivamente larga. “No sirvió para nada”, “No se habló de nada importante”, “Fue una pérdida de tiempo”, u “Otra vez nos juntamos para lo mismo” son algunas de las frases que se escuchan en las empresas luego de las reuniones.

Muchos expertos se han referido al tema. Entre ellos, George Kohlrieser, profesor de Liderazgo y Conducta Organizacional, destaca la importancia de las reuniones cortas pero altamente productivas. “Las personas pueden mantener el foco en un tema por sólo algunos minutos. En eso hay que trabajar, para que ese tiempo sea aprovechado al máximo en la reunión”, dijo en su paso por Buenos Aires durante el World Negotiation Forum, llevado a cabo en Buenos Aires el año pasado.

En general, los estudiosos de la materia afirman que este tipo de momentos no pueden durar más de 90 minutos (una hora y media), tiempo en el que los problemas que se plantearon y para los que la reunión se llevó a cabo, efectivamente fueron resueltos o, por lo menos, los asistentes alcanzaron una respuesta positiva, un camino a seguir. Además, afirman que el acompañamiento de material tecnológico sirve para fijar conceptos y atraer la atención.

Justamente es en este punto en el que hay que hacer hincapié. Para que exista una reunión productiva, en la que se discutan abiertamente las ideas, haya intercambio de posiciones, y se planteen nuevas soluciones, la atención es la clave. Para poder captarla, no deberían existir atracciones contrarias como por ejemplo factores externos, y que no tengan nada que ver, que se lleven las miradas de quienes participan del momento. Además corresponde que exista un estímulo que sea el que capte a las personas. Es decir, algo que haga dinámica e interesante a la reunión. Por último hay que destacar que la atención de los asistentes a una reunión va a depender de la comprensión que ellos tengan sobre el tema que se discute. Está claro que si en una mesa de trabajo hay personas de distintas áreas de la empresa y cada una trata “su” tema, el resto poco podrá participar y, por ende, se disipará.

Por otro lado, para evitar lagunas, en muchos casos se recomienda la puntualidad de quienes están citados (el saludo de quien llega tarde o el constante “¿Dónde esta tal o cual?”, suelen distraer a los asistentes), apagar los celulares o mantenerlos sin sonido , o impedir constantes interrupciones de personas ajenas a la reunión, son algunos de los tips a tener en cuenta.

Las cosas claras
Según Miguel Ángel Aguirre, director de la Escuela de Negocios y Administración de Empresas (ENAE), Murcia, España, en una reunión “debe existir interacción, colaboración, participación y objetivos bien definidos”, para que se lleve a cabo con un resultado positivo y no desembarque en un fracaso.

Los objetivos bien definidos y cómo van a ser tratados resulta así un requisito casi fundamental a la hora de encarar una reunión. Es por esto que deben existir objetivos concretos, toda reunión debe ser llamada para algo útil y no ser una pérdida de valioso tiempo.

Se recomienda que exista un moderador o alguien que lleve adelante la reunión. Esta persona no es el “jefe” propiamente dicho, sino que es quien controlará los tiempos y quien se encargará de que los temas que fueron planteados tengan su correcto tratamiento. También debe pedir, y respetar, los puntos de vista de los asistentes, a quienes tiene que alentar a participar.

Otra función del moderador será la de evitar peleas entre los presentes. Está claro que en estos ámbitos pueden existir malestares y hasta disputas, pero siempre deben ser en términos que pertenezcan al tema que se está tratando en ese momento y no deben remitir a situaciones personales o fondos que se relacionen con otras temáticas, que seguramente serán parte del inventario de próximas reuniones.

En el caso de las discusiones, que se pueden dar en cualquier ámbito, en este caso durante una reunión de trabajo, Kohlrieser recomienda que se separe a la persona del problema y se identifiquen los deseos y necesidades; que haya un beneficio mutuo pero, principalmente, que exista el diálogo.

Por otro lado, los citados a las reuniones deben acudir con la mayor cantidad de material posible que sea de ayuda y proponga un aporte a la reunión, además de saber, en líneas generales, sobre el o los temas que van a ser tratados.

Una cuestión que suele ser muy recurrente -y que, por lo general, molesta a los participantes- es que las reuniones sean fuera del horario laboral. Esto tiene que ser evitado, puesto que en contados casos es del gusto de los empleados quedarse después de hora -y menos para una reunión. “Yo tenía la costumbre de hacer reuniones al final del día pero con el tiempo lo fui modificando, ya que esto no era altamente productivo”, cuenta Enrique Alemañy, presidente de Ford Argentina. Y no está equivocado. En muchos casos, realizar estos encuentros fuera de horario o al límite, puede provocar que las reuniones se extiendan (los empleados no están concentrados como al principio del día y tienen encima el trajín provocado por la jornada laboral) o que sean demasiado cortas (por la necesidad de volver al hogar) y sin ningún resultado positivo.

Un punto aparte merece el ambiente en donde se hagan estas “juntas” de trabajo. Una buena ventilación que permita el intercambio del aire, correcta iluminación para no cansar a las vista, más allá de un mobiliario adecuado, permitirán a los asistentes escapar de la sensación de encierro que muchas veces puede provocar cansancio y stress.

Claro está, esta es sólo una parte de la teoría y, según los casos de cada empresa, su puesta en marcha o práctica diaria dependerá de diferentes factores. Lo que si habrá que tener en cuenta es que las reuniones de trabajo siempre son para construir y no para destruir.

Hugo Mannini
Intermanagers, 2008