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Supongo que todos nosotros reconocemos esta situación: estamos en la cola de supermercado y de repente nos acordamos de un correo que tenemos que enviar. Luego en casa lo recordamos una vez más, pero el día siguiente en la oficina ya lo hemos olvidado. Obviamente, cuando estamos en la oficina nos acordamos de las cosas que debemos comprar en el supermercado.

Parece que nuestra mente no tiene sentido de lugar ni del momento perfecto. El cerebro está hecho para solucionar problemas y para ser creativo, pero no nos sirve mucho para recordatorios. Para esto necesitamos un sistema externo; un sistema en el que podemos confiar.

Necesitamos un dispositivo para tomar notas. Con diferencia, la mejor herramienta para eso es el papel. Si siempre llevamos un pequeño bloc de notas, siempre podemos capturar nuestros pensamientos lo más rápido posible. Lo mejor es usar una hoja por idea, así, más tarde, podemos procesar las ideas una por una. Cuando llegamos a casa, ponemos las notas en la bandeja de entrada para procesarlo más tarde. También podemos usar un dispositivo electrónico para capturar, aunque casi siempre será más lento de usar. En este caso, también tenemos que asegurarnos de poner las notas (o todo el dispositivo) en una bandeja de entrada.

Hablando de la bandeja de entrada, esta bandeja no solo sirve para nuestras ideas y notas. Cualquier cosa que no está en su sitio definitivo deberíamos ponerlo en la bandeja de entrada: correo, facturas, publicidad, artículos de revista, el manual del móvil nuevo, el botón que ha caído de la camisa?… todas las cosas con las que todavía debemos hacer algo, van en la bandeja de entrada. Necesitamos al menos dos bandejas: una en la oficina y una en casa. Así, siempre tendremos una bandeja cerca.

También tenemos bandejas de entrada digitales. La bandeja del correo electrónico es la más conocida, pero seguramente hay más sitios en el ordenador dónde se acumulan cosas; pensamos por ejemplo en la carpeta de ficheros descargados. Luego hay las redes sociales: Facebook tiene una bandeja de entrada, Twitter tiene sus mensajes directos - lo que también es una bandeja de entrada, creo que cada red social tiene su propia bandeja de entrada.
Hay que intentar minimizar el número de bandejas de entrada, porque tenemos que procesar cada bandeja frecuentemente. Si hay demasiadas bandejas, corremos el riesgo de olvidar de procesar una.

El proceso de recopilar es la mejor manera de tratar con interrupciones. Si estamos trabajando en un informe y alguien nos interrumpe, solo hay que apuntar el mensaje en el bloc de notas y poner la hoja en la bandeja de entrada. Esto solo cuesta unos segundos y luego podemos volver a concentrarnos en la tarea actual, y el subconsciente está tranquilo porque sabe con seguridad que gracias al sistema de productividad realmente vamos a hacer lo que hemos apuntado.