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Hace unos días mi amiga Ana Julieta me preguntó vía Twitter algunos puntos sobre la productividad en lo referente a las juntas de trabajo, por lo cual consideré conveniente realizar este artículo que puede ilustrar en cierta forma como llevar una reunión de trabajo eficiente y productiva.

Muchos de los expertos en productividad, señalan que la tendencia laboral actual apunta a un exceso en la realización de reuniones de trabajo, mermando con esto el desarrollo real de las tareas y actividades programadas.

La importancia de las juntas de trabajo radica en exponer puntos sensibles dentro de la organización de proyectos que puedan beneficiar al equipo brindando información relevante que permita mejorar el proceso.

En virtud de lo anterior, me he dado a la tarea de preparar ciertas reglas para una reunión de trabajo productiva y eficiente.

De manera general:

• El mejor horario para agendar las reuniones debieran ser después de las 10:30 A.M. ya que a esta hora los asistentes han tenido tiempo suficiente para llegar, revisar sus últimos puntos concernientes a la reunión, imprimir algunos informes, etc. No hay nada más estresante para un trabajador que vivir los conflictos viales sabiendo que tiene que atender una reunión a primera hora, o cuando son antes de la hora de la comida o de la salida, la gente se encuentra más ansiosa por irse que por atender a la reunión y lamentablemente se pierde el objetivo real de la misma.

• Es imprescindible convocar solo a las personas necesarias, de nada sirve que asistan quienes no se vean afectados directamente por el tema, es más fácil remitir una minuta sobre puntos relevantes que tener gente distraída y distrayendo pudiendo estar realizando sus actividades normales.

• Una vez iniciada la reunión no hay distracciones, uno de los errores comunes de las reuniones de trabajo estriba en que con los famosos teléfonos móviles estamos disponibles a cada momento y en consecuencia la reunión que podría tardar treinta minutos se puede alargar hasta por hora y media derivado de las interrupciones constantes, ahora si que como en examen, no se permiten teléfonos, llamadas ni salidas al servicio.

Si eres quien organiza:

• Convoca a los asistentes con suficiente tiempo de anticipación para que puedan prepararse debidamente.

• Realiza y transmite una orden del día sobre los temas que van a abarcarse en la reunión, no olvides un pequeño espacio para ?Temas de interés general?, por si alguien quiere hacer uso de la palabra sobre un tema relevante.

• Toma las debidas previsiones para que antes de iniciar la reunión se encuentren dispuestos todos los elementos necesarios para la exposición, tales como proyector y computadora.

• Solicita a los asistentes que lleven todo el material necesario para sus exposiciones, no hay nada más incómodo que gente saliendo y entrando por cosas olvidadas.

• Ya en la reunión dirige respetuosamente las exposiciones y establece tiempos claros para las mismas, no permitas interrupciones y observa que todo mundo esté al tanto de lo que se expone.

• Deberás mantener la temática central y no dar pie a debates y discusiones de ?opinión? que no llevan a un resultado específico.

• Designa a una persona específicamente para tomar datos relevantes y acuerdos que le permitan realizar la minuta de la reunión.

• No dispongas unilateralmente que se prolongue la reunión, trata de manejar bien los tiempos con el objeto de terminar a la hora establecida, o convoca a una nueva reunión posteriormente, si logras hacer de esto un hábito la gente te reconocerá como una persona confiable y podrán organizar sus tiempos mejor para continuar sus actividades o atender otros compromisos.

• Reenvía la minuta de la reunión y los documentos relevantes que hayan sido expuestos en la misma y que no tengan carácter de confidencial.

Si eres asistente:

• Asiste puntualmente a la convocatoria que se te haya hecho.

• Lleva todo el material necesario para cualquier cuestionamiento que pudieran hacerte, para esto es importante siempre ir actualizando nuestros reportes y controles y no cuando te lo soliciten.

• Si tienes que exponer un tema trata de hacerlo de manera clara, concisa y breve, es frustrante ver a un expositor que habla de datos y cifras que no tienen nada que ver con los procesos sustantivos.

• Si alguien controvierte tu información o te realiza un cuestionamiento toma nota de todo lo que te adviertan y contesta respetuosamente, no entres en controversias.

• No interrumpas al expositor y si tienes alguna pregunta anótala para un momento adecuado en que puedas hacerlo.

• No te estés distrayendo con el teléfono móvil, la laptop, etc., trata de atender respetuosamente a quien exponga y toma notas relevantes, si es necesario.

Mi Análisis Realista del día de hoy es: Las razones más importantes de una reunión de trabajo radican en generar acuerdos que permitan mejorar los puntos sustanciales de la organización, encontrar los puntos débiles que hay que corregir y ver resultados para la planeación futura de acciones a seguir. Hacerlo de manera organizada, eficiente y productiva nos dará la oportunidad de encontrar estos puntos.

Omar Carreño

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