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Desde hace algunas semanas he estado analizando todos los elementos que conjugan el Sistema GTD de David Allen con el apoyo de los artículos que nos está aportando Jerónimo Sánchez en su blog El Gachupas.
Sin embargo un elemento que considero de suma importancia en cualquier Sistema de Productividad, llámese GTD, ZTD o Autofocus, son las listas de tareas o acciones que nos permiten iniciar el proceso de organización en base a ciertas actividades previamente determinadas que nos brinden las posibilidad de cumplir nuestros objetivos.
Es importante crear el hábito consciente de registrar toda nuestra lista de tareas o acciones, ya que de esta forma, estaremos en posibilidad de recordar lo que tenemos que hacer, muchos de los problemas que tenemos con la productividad se dan porque no llevamos un registro adecuado de nuestros pendientes.
Considero que para tener un listado eficiente debemos analizar la forma en cómo redactemos las tareas o acciones a desarrollar, ya que si somos muy genéricos o ambiguos, esto nos llevará a postergar la actividad, y aquí lo importante es tener la capacidad de lograr que la acción nos motive a realizarla.
En este orden de ideas, he establecido un sistema que resulta sumamente útil para redactar adecuadamente nuestras listas de tareas o acciones, mismo que te presento a continuación:
1. Puedes registrar tus actividades o tareas en cualquier dispositivo que te resulte útil y práctico, ya sea un cuaderno, una agenda o un medio electrónico, el punto más importante es que lo tengas a la mano para revisarlo constantemente.
2. Redacta una sentencia sencilla en menos de dos renglones de extensión, trata de encuadrar la actividad a manera de recordatorio, no tanto con santo y seña de toda la actividad en si misma, sino algo que te permita tener en cuenta específicamente lo que hay que hacer.
3. La tarea o acción a realizar debería estar redactada en carácter imperativo y constituir algo que debes ?hacer?, por ejemplo, para mí es útil anotar algo que diga más o menos así: ?Contestar comentarios del Blog?, ?Escribir artículo de Lista de Tareas para AR?.
4. Durante tu día realiza tus actividades planeadas y al final del mismo, elabora la lista de tareas para el siguiente, esta es la mejor forma de llevar a cabo la organización de tu nuevo día, porque de esta forma no perderás tiempo en las primeras horas para tratar de recordar qué es lo que tienes que hacer, sino que llegas y desde el principio pones manos a la obra, recuerda que es el mejor momento productivo de tu día.
5. Ve marcando cada tarea que concluyas, ya que este pequeño ejercicio tiene un doble efecto en tu productividad, el primero es que no te permitirá duplicar trabajo, (créanme cuando estamos saturados puede ocurrir) y el segundo es que te va brindando una motivación adicional por que cada línea subrayada es un paso más a la consecución de tus objetivos.
6. Repite la tarea o actividad, en tantos días o momentos lo tengas como un pendiente, ya que muchas veces consideramos que como lo anotamos el lunes, pero nos pasaron otra actividad, el jueves lo seguiremos recordando, no importa cuántos días te tome realizar fehacientemente tu compromiso, pero no permitas que se quede en el olvido por no volver a anotarlo, es muy desagradable que te pidan que entregues algo y no lo hayas concluido porque se te olvidó.
7. El punto más importante es que asumas una actitud en la cual la lista sea tu esquema físico de actividades y te brindes la oportunidad de terminar tareas o acciones, de esta forma irás mejorando constantemente.
Mi Análisis Realista del día de hoy es: Una correcta gestión de tu lista de tareas te permitirá mejorar tu productividad considerablemente, he de reconocer que estoy en el proceso de adopción del GTD como Sistema de Productividad Personal, pero para eso todavía falta mucho conocimiento, sin embargo la importancia de la lista de tareas o acciones radica en poder hacer todo aquello sin olvidar nada.
Omar Carreño
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